Інформація, яку ви зберігаєте у своїй поштовій скриньці, може бути дуже цінною, особливо якщо ви використовуєте цю адресу електронної пошти в робочих цілях. Хоча у вас може бути створена система для резервного копіювання ваших повідомлень електронної пошти, чи впровадили ви систему резервне копіювання контактів Outlook? Способи зв’язку з людьми, а також їхні електронні адреси є важливими елементами вашої ділової діяльності. Крім того, якщо ви схожі на багатьох людей, ви можете не турбуватися про те, щоб зафіксувати адресу електронної пошти людини в пам’яті. Ви просто додаєте їх як новий контакт Outlook, а потім починаєте вводити їх ім’я До поле повідомлення, коли ви хочете зв’язатися з ними. На щастя, процес створення резервної копії ваших контактів Outlook простий, і це можна зробити кількома способами.
Створіть резервний файл контактів Outlook
Процес резервного копіювання ваших контактів Outlook можна виконати безпосередньо з Microsoft Outlook 2010. Крім того, навіть якщо у вас дуже велика кількість контактів, файл не дуже великий і його можна легко скопіювати або надіслати електронною поштою в інше місце.
Почніть резервне копіювання файлу контактів Outlook, запустивши Microsoft Outlook 2010. Натисніть кнопку Файл вкладку у верхньому лівому куті вікна, а потім клацніть відчинено у лівій частині вікна. Це відкриє нове меню в центрі екрана, на яке потрібно клацнути Імпорт. Я знаю, що ми насправді експортуємо файл, але це найшвидший спосіб отримати доступ до утиліти, необхідної для експорту ваших контактів у Outlook.
Натисніть кнопку Експортувати у файл параметр, а потім натисніть кнопку Далі кнопку. На цьому екрані є кілька параметрів формату файлу, які можуть стати в нагоді, якщо вам коли-небудь знадобиться перенести свою контактну інформацію до іншої поштової програми, але поки що виберітьФайл даних Outlook (.pst) опцію, потім клацнітьДалі. Натисніть кнопку Контакти папку в центрі вікна, а потім клацніть Далі.
Натисніть кнопку Огляд у верхній частині вікна, виберіть розташування на комп’ютері, де потрібно зберегти файл, а потім натисніть кнопку Закінчити кнопку, щоб створити резервний файл контактів Outlook. Існує кілька додаткових способів змінити цей процес резервного копіювання, які ми обговоримо в наступному розділі.
Додаткові параметри резервного копіювання контактів Outlook
Цікавий спосіб поєднати цей метод резервного копіювання з хмарним сховищем — прочитати цю статтю про встановлення папки SkyDrive на комп’ютер з Windows, а потім вибрати цю папку SkyDrive як місце для збереження файлу резервної копії Outlook. Це дозволить вам отримати доступ до файлу зі свого комп’ютера, а також створити його копію в хмарі на випадок, якщо ваш комп’ютер аварійно завершує роботу або його викрадають.
Інший варіант оптимізації цього процесу та забезпечення безпеки файлу резервної копії – надіслати файл собі електронною поштою після завершення резервного копіювання. Оскільки ваш файл контактів Outlook повинен бути досить малим для надсилання електронною поштою, це створює копію файлу контактів на вашому сервері електронної пошти, що дозволить вам отримати доступ до файлу з будь-якого комп’ютера.
У минулому я дав зрозуміти, що я великий шанувальник програми резервного копіювання CrashPlan, і це приклад, коли ви можете зрозуміти, чому. Налаштування за замовчуванням у CrashPlan вже налаштовано на резервне копіювання розташування за замовчуванням вашого файлу Outlook, тому, якщо у вас є CrashPlan на вашому комп’ютері, він уже створює резервну копію цієї інформації.