Останнє оновлення: 17 квітня 2019 року
Друк електронних таблиць у Excel 2010 може бути неприємним, особливо якщо ваша електронна таблиця буде друкуватися більше ніж на одній сторінці. Додаткові стовпці можуть відображатися на власній сторінці, заголовки стовпців друкуються лише на першій сторінці, і зазвичай може бути важко візуально пов’язати клітинку з рядком або стовпцем.
Працюючи в офісі та взаємодіючи з кількома людьми, які використовують Excel на різних рівнях володіння, я можу сказати, що одна з найбільших проблем, які виникають у більшості людей, пов’язана з тим, як виглядає їхня електронна таблиця, коли вони закінчують роботу з нею, і створення фізичної копія. Параметри друку за замовчуванням рідко ідеально підходять для того, що вони хочуть, і існує багато термінів Excel, які дуже схожі один на одного і можуть ввести в оману.
Але є деякі прості зміни, які ви можете застосувати до електронної таблиці Excel, щоб вона краще друкувалася та була легшою для розуміння вашим читачам.
Кращий друк електронних таблиць Excel 2010
У цьому підручнику буде розглянуто кілька ключових областей, які можуть бути найбільш корисними для покращення друкованої електронної таблиці Excel. Ці області включають:
– Приховування непотрібних стовпців і рядків
– Додавання номерів сторінок у нижній частині сторінки
– Налаштування орієнтації сторінки
– Налаштування розміру паперу
– Регулювання полів
– Друк сітки
– Повторення верхнього рядка на кожній сторінці
– Розміщення всіх ваших стовпців на одному аркуші
Хоча це може здатися чимало, насправді ви можете зробити майже всі ці зміни з одного меню. І як тільки ви звикнете з цим, ви зможете застосувати всі ці зміни всього за кілька секунд. Результатом буде електронна таблиця, яка відображає заголовки стовпців у верхній частині кожної сторінки, легко читається і не вимагатиме вручну налаштовувати розміри стовпців, щоб запобігти друку додаткового стовпця на власній сторінці.
Приховування непотрібних стовпців і рядків
Зазвичай мені подобається починати з цього, особливо коли я маю справу з електронною таблицею, створеною кимось іншим. Він часто містить інформацію, яка не є актуальною через те, що електронна таблиця друкується, і лише допомагає створити плутанину.
Ви можете приховати рядок або стовпець, клацнувши правою кнопкою миші літеру стовпця або номер рядка, а потім клацнувши значок Сховати варіант.
Ви можете дізнатися більше про приховування стовпців у цій статті.
Додавання номерів сторінок у нижній частині сторінки
Можливо, це не кожен повинен робити зі своїми електронними таблицями, але я виявив, що великі електронні таблиці часто можуть виглядати дуже схожими від сторінки до сторінки. Читачі також мають звичку видаляти скріпки та зосереджуватися на окремих сторінках, що може зробити майже неможливим наведення порядку в електронній таблиці.
Крок 1. Натисніть Вставити у верхній частині вікна.
Крок 2: Клацніть Верхній і нижній колонтитул в Текст розділ навігаційної стрічки.
Крок 3. Клацніть всередині розділу нижнього колонтитула внизу сторінки, куди потрібно додати номер сторінки.
Крок 4. Натисніть на Номер сторінки кнопка в Елементи верхнього та нижнього колонтитула розділ навігаційної стрічки.
Поки ви перебуваєте в цьому поданні, зараз може бути вдалий час, щоб додати заголовок. Ви можете зробити це, просто клацнувши всередині розділу заголовка, куди потрібно додати свою інформацію. Все, що ви додаєте до заголовка, повторюється на кожній сторінці, тому це хороше місце, щоб додати заголовок для електронної таблиці.
Ви можете дізнатися більше про створення заголовка в Excel 2010 тут.
Додаткову інформацію про додавання номерів сторінок у Excel 2010 можна прочитати тут.
Налаштування орієнтації сторінки
У цьому розділі підручника ми збираємося відкрити файл Налаштування сторінки меню, яке містить ряд різних параметрів друку, які ми хочемо налаштувати.
Я вважаю, що більшість електронних таблиць, які я друкую, виглядають набагато краще, коли вони друкуються в альбомній орієнтації. Очевидно, що це вибір, який буде змінюватися залежно від ваших потреб, але його легко змінити за потреби.
Крок 1. Натисніть на Макет сторінки вкладка у верхній частині вікна.
Крок 2. Натисніть на Налаштування сторінки кнопку в нижньому правому куті Налаштування сторінки розділ навігаційної стрічки.
Крок 3. Клацніть орієнтацію сторінки, яку потрібно використовувати.
Ми залишимося в цьому меню до кінця підручника, тому поки що не закривайте його!
Налаштування розміру паперу
Якщо більшість ваших електронних таблиць краще друкується в альбомній орієнтації, іноді можуть бути документи, навіть занадто великі для цього. Хорошим рішенням для цього є використання паперу розміру Legal, який дозволить вам розмістити ще більше стовпців на одній сторінці.
**Нагадування – це меню відкривається, натиснувши кнопку Макет сторінки вкладку, а потім клацніть значок Налаштування сторінки кнопку в нижньому правому куті Налаштування сторінки розділ навігаційної стрічки.**
Крок 1. Натисніть спадне меню праворуч від Розмір паперу, потім клацніть потрібний розмір паперу.
Налаштування полів
Налаштування полів для вашої електронної таблиці зазвичай здійснюється тому, що ви хочете розмістити більше інформації на сторінці. Отже, для цілей цього підручника наш приклад нижче збирається зменшити поля до меншого значення.
**Нагадування – це меню відкривається, натиснувши кнопку Макет сторінки вкладку, а потім клацніть значок Налаштування сторінки кнопку в нижньому правому куті Налаштування сторінки розділ навігаційної стрічки.**
Крок 1. Натисніть на Поля вкладка у верхній частині вікна.
Крок 2. Натисніть стрілку вниз під Ліворуч щоб зменшити розмір поля, потім повторіть для Правильно, Топ і Нижня частина. Ви помітите, що я не зменшив поля до 0, оскільки моєму принтеру важко друкувати документи без поля. Це поширене серед багатьох принтерів, тому ви можете також розглянути можливість використання розмірів полів на зображенні нижче.
Друк ліній сітки
Це одна з найважливіших змін, яку потрібно внести в друковану таблицю, і я вношу її майже в будь-якому, що друкую з Excel. Додавання ліній сітки значно полегшить читачам визначення стовпця та рядка, до якого належить клітинка, і допоможе зменшити кількість помилок.
**Нагадування – це меню відкривається, натиснувши кнопку Макет сторінки вкладку, а потім клацніть значок Налаштування сторінки кнопку в нижньому правому куті Налаштування сторінки розділ навігаційної стрічки.**
Крок 1. Натисніть на лист вкладка у верхній частині вікна.
Крок 2. Установіть прапорець ліворуч від Лінії сітки.
Повторення верхнього рядка на кожній сторінці
Це ще один параметр, яким ви можете скористатися, щоб зробити вашу електронну таблицю більш організованою. Друк верхнього рядка на кожній сторінці полегшить читачам інформацію, до якого стовпця належить клітинка, що допоможе усунути помилки.
**Нагадування – це меню відкривається, натиснувши кнопку Макет сторінки вкладку, а потім клацніть значок Налаштування сторінки кнопку в нижньому правому куті Налаштування сторінки розділ навігаційної стрічки.**
Крок 1: Клацніть всередині Рядки повторювати зверху поле.
Крок 2. Клацніть рядок, який потрібно повторити, у верхній частині кожної сторінки. У цьому прикладі я використовую рядок 1.
Натисніть кнопку добре кнопку в нижній частині вікна, щоб зберегти всі щойно внесені зміни, тому що ми завершили роботу з цим вікном.
Якщо ви хочете замість цього повторити стовпець ліворуч на кожній сторінці, ви можете прочитати, як це зробити в цій статті.
Розміщення всіх ваших колонок на одній сторінці
Це останній розділ нашого підручника, і це зміна, яку ми збираємося внести безпосередньо з Друк меню.
Крок 1. Натисніть на Файл вкладка у верхньому лівому куті вікна.
Крок 2: Клацніть Друк у стовпці ліворуч від вікна.
Крок 3: Натисніть на Без масштабування у центрі вікна, а потім натисніть кнопку Розмістити всі стовпці на одній сторінці варіант.
Тепер у вас повинна бути електронна таблиця Excel, яка буде друкуватися в простому, читабельному форматі, який сподобається вашим читачам. Якщо все виглядає правильно в Попередній перегляд у правій частині вікна, потім можна клацнути Друк кнопку, щоб почати друк оптимізованої електронної таблиці.
Багато параметрів, які ми обговорюємо у статті вище, також працюватимуть у новіших версіях Excel. І хоча більшість із цих розділів передбачають використання розділу Параметри сторінки, деякі з цих налаштувань також можна змінити з інших місць.
Наприклад, ви можете натиснути кнопку Роздрукувати заголовки кнопка на Макет сторінки та виберіть верхній рядок електронної таблиці, щоб надрукувати цей верхній рядок на кожній сторінці.
Крім того, ви знайдете варіанти включення ліній сітки під час друку, перейшовши до Макет сторінки вкладку та натиснувши кнопку Друк опцію в розділі Лінії сітки в Параметри аркуша ділянка стрічки.
Бажаєте роздрукувати аркуш з порожніх клітинок для контрольного списку або ручної інвентаризації? Дізнайтеся, як у Excel 2010.