Користувачі Microsoft Excel 2010 завжди шукають найкращий спосіб упорядкувати та відсортувати дані у своїх електронних таблицях. Це можна досягти кількома різними способами, і ваша ситуація, ймовірно, буде диктувати сценарій у визначенні того, який метод підходить саме вам. Однак а зведена таблиця в Microsoft Excel 2010 це чудовий інструмент для узагальнення наявних даних і пошуку потрібної інформації. Зведена таблиця ідеально підходить для сценаріїв, коли у вас є певний елемент, який ви хочете підсумувати, як-от продукт або дата, і додатковий набір даних, які ви хочете підсумувати на основі цих параметрів.
Коли я повинен використовувати зведену таблицю?
Визначити, коли вам слід використовувати зведену таблицю, може бути складно, тому перше, що потрібно зробити, це з’ясувати, яку інформацію ви намагаєтеся отримати. В ідеалі слід використовувати зведену таблицю, коли запитання, на яке ви намагаєтеся відповісти, подібне Скільки хх ми продали? або Скільки грошей ми заробили на продажу xx? Ці обидва запитання можна отримати, якщо у вас є електронна таблиця зі стовпцями, які містять a продукт колонка, а проданих одиниць колонка, а ціна колонка і а загальний обсяг продажів колонка. Можуть бути й інші стовпці, але у вас повинен бути стовпець із даними для кожної частини інформації, яку ви хочете узагальнити. Наприклад, на зображенні нижче ви можете побачити, що у мене є п’ять стовпців, хоча мені потрібні дані лише з чотирьох з них.
Я можу створити зведену таблицю, щоб узагальнити дані, що містяться в цій електронній таблиці, що не дозволить мені самостійно визначати відповідь вручну. Хоча це було б нескладно з невеликим набором даних, як цей, узагальнення даних вручну може бути надзвичайно виснажливим заняттям, коли ви маєте справу з тисячами даних, тому зведена таблиця може буквально заощадити години роботи.
Як створити зведену таблицю
Визначте, які стовпці містять дані, які потрібно узагальнити, а потім виділіть ці стовпці.
Коли всі ваші дані вибрано, натисніть кнопку Вставити на вкладці у верхній частині вікна, натисніть кнопку зведена таблиця значок у Таблиці розділу стрічки, а потім натисніть кнопку зведена таблиця варіант. Якщо ви не знаєте, стрічка — це горизонтальна панель меню у верхній частині вікна. На зображенні нижче показано обидва Вставити вкладка та зведена таблиця елементи, які ви хочете натиснути.
Це відкриває нове Створити зведену таблицю вікно, як показано нижче. Вся інформація в цьому вікні правильна через дані, які ви виділили раніше, тому ви можете просто натиснути кнопку добре кнопку.
Ваша зведена таблиця відкриється як новий аркуш у книзі Excel. Праворуч на цьому аркуші є a Список полів зведеної таблиці стовпець, що містить назви стовпців, які ви вибрали раніше. Установіть прапорець ліворуч від назви кожного стовпця, який буде включено до зведеної таблиці. Я не перевіряв Ціна тому що мені не потрібно відображати ці зведені дані в моїй зведеній таблиці.
Це змінить інформацію, що відображається на екрані, так що відображатиметься ваша завершена зведена таблиця. Зауважте, що всі дані підсумовані, тому в нашому прикладі ви можете побачити, скільки кожного продукту було продано, і загальний обсяг усіх цих продажів у доларах.
Однак, коли ви маєте справу з великою кількістю позицій, читати звіти такого характеру може бути важко. Тому мені подобається трохи налаштовувати свої зведені таблиці, використовуючи параметри на Дизайн вкладка Інструменти зведеної таблиці ділянка стрічки. Натисніть кнопку Дизайн вкладку у верхній частині вікна, щоб переглянути ці параметри.
Одним із способів полегшити читання зведеної таблиці є перевірка Смугасті рядки варіант у Параметри стилю зведеної таблиці ділянка стрічки. Це змінить кольори рядків у вашій зведеній таблиці, що полегшить читання звіту.
