Важливо знати, як налаштувати відповідь «Не на офісі» в Outlook 2013, якщо у вас є контакти, які можуть надіслати вам електронний лист, і вони повинні знати, що ви можете не отримувати повідомлення деякий час. Відповідь «Не на офісі» – це те, що буде надіслано, щойно повідомлення електронної пошти потрапить у вашу папку «Вхідні» в Outlook 2013, а вміст відповіді «Не на офісі» може включати будь-яку інформацію, яку ви хочете передати.
Наведені нижче кроки покажуть вам, як створити відповідь поза офісом у Outlook 2013, якщо у вас є обліковий запис електронної пошти, який не є частиною сервера Exchange. Сюди входять адреси електронної пошти, розміщені в таких постачальників послуг електронної пошти, як Gmail, Yahoo, Outlook.com або в інших подібних постачальників. Більшість постачальників послуг електронної пошти також отримають відповідь поза офісом, яку ви можете налаштувати через їхній веб-портал, що може бути кращим варіантом, залежно від ваших обставин.
Списки розсилки Outlook можуть бути чудовим варіантом, якщо вам часто потрібно надсилати електронні листи одній великій групі людей і не хочете вручну вводити кожну окрему адресу при цьому.
Як налаштувати автоматичну відповідь в Outlook 2013
- Відкрийте Outlook 2013.
- Натисніть кнопку Нова електронна пошта кнопку.
- Введіть повідомлення про відсутність офісу в текстовому полі електронного листа.
- Натисніть кнопку Файл табл.
- Натисніть Зберегти як.
- Введіть назву шаблону в поле Ім'я файлу поле, а потім клацніть Зберегти як тип, виберіть Шаблон Outlook, потім клацніть Зберегти.
- Натисніть кнопку Додому вкладку, натисніть кнопку правила кнопку, а потім клацніть Керуйте правилами та сповіщеннями.
- Натисніть кнопку Нове правило кнопку.
- Натисніть Застосовувати правило до повідомлень, які я отримую, потім клацніть Далі.
- Натисніть Далі, потім клацніть Так.
- Виберіть Відповідь за допомогою певного шаблону опцію, потім клацніть Конкретний шаблон.
- Натисніть Заглядати, клацніть Шаблони користувачів у файловій системі, потім виберіть шаблон, який ви створили раніше, і клацніть відчинено.
- Натисніть кнопку Далі кнопку.
- Встановіть будь-які винятки, а потім натисніть Далі.
- Натисніть кнопку Закінчити кнопку.
Наша стаття продовжується нижче з додатковою інформацією та зображеннями для цих кроків. Трохи складно налаштувати автоматичну відповідь в Outlook, і є кілька місць, де ви можете налаштувати деякі параметри, які ми обговоримо далі в наступному розділі.
Як створити та увімкнути відповідь «Не в офісі» в Outlook 2013 (Посібник із зображеннями)
У наведених нижче кроках показано, як створити та ввімкнути відповідь «поза офісом» у версії Microsoft Office 2013 Outlook.
Коли хтось надсилає вам електронний лист, Outlook автоматично надсилатиме відповіді зі створеним повідомленням про відсутність офісу. Зауважте, що Outlook 2013 має бути відкритим, щоб це працювало. Якщо ви не можете залишити Outlook 2013 відкритим на весь час перебування поза офісом, вам буде краще налаштувати відповідь «Не на офісі» безпосередньо через хост електронної пошти.
Наведені нижче посилання покажуть вам, як налаштувати відповідь про відсутність офісу для кількох популярних постачальників послуг електронної пошти, якщо ви не можете залишити комп’ютер і Outlook 2013 увімкненими на весь час своєї відсутності.
- Як налаштувати відповідь поза офісом для облікових записів Gmail
- Як налаштувати відповідь про відсутність офісу для облікових записів Yahoo
- Як налаштувати відповідь поза офісом для облікових записів Outlook.com
Наведені нижче кроки покажуть, як створити відповідь поза офісом у Outlook 2013, якщо у вас немає облікового запису Exchange Server і ви використовуєте обліковий запис IMAP або POP3. Якщо у вас є Exchange, ви можете створити відповідь «Не на місці» або інші автоматичні відповіді Office, перейшовши за посиланням Файл > Інформація > Автоматичні відповіді.
Крок 1. Відкрийте Outlook 2013.
Крок 2. Натисніть наНова електронна пошта кнопку.
Крок 3. Введіть повідомлення про відсутність офісу в текстовому полі електронного листа.
Крок 4. Натисніть Файл у верхньому лівому куті вікна.
Крок 5: Клацніть Зберегти як.
Крок 6: Введіть назву шаблону в поле Ім'я файлу поле, а потім натисніть кнопку Зберегти як тип спадне меню, виберіть Шаблон Outlook, потім натисніть кнопку Зберегти кнопку.
Крок 7: Натисніть на Додому на вкладці у верхній частині вікна, натисніть кнопку правила кнопка в Рухатися розділу стрічки, а потім натисніть кнопку Керуйте правилами та сповіщеннями кнопку.
Крок 8: Натисніть на Нове правило кнопку.
Крок 9. Натисніть на Застосовувати правило до повідомлень, які я отримую опцію, потім клацніть Далі.
Крок 9. Натисніть на Далі кнопку, якщо ви не бажаєте надіслати відповідь про відсутність офісу лише за певних умов. Якщо ви не вибрали жодного параметра, натисніть кнопку Так кнопку, щоб підтвердити, що ви хочете, щоб це правило застосовувалося до кожного отриманого повідомлення.
Крок 10: Установіть прапорець ліворуч від Відповідь за допомогою певного шаблону параметр, а потім натисніть кнопку Конкретний шаблон опцію в нижній частині вікна.
Крок 11. Натисніть кнопку Заглядати у спадному меню, клацніть на Шаблони користувачів у файловій системі потім виберіть шаблон, який ви створили раніше, і натисніть кнопку відчинено кнопку.
Крок 12. Натисніть кнопку Далі кнопку.
Крок 13. Установіть будь-які винятки, які вам можуть знадобитися, поставивши прапорець зліва від кожного з цих параметрів, а потім натисніть кнопку Далі кнопку.
Крок 14. Натисніть кнопку Закінчити кнопку, щоб завершити налаштування повідомлення про відсутність офісу та почати надсилати автоматичні відповіді.
Як згадувалося раніше, ваш комп’ютер повинен бути увімкненим, а Outlook 2013 має бути відкритим, щоб це працювало. Якщо ваш комп’ютер переведено в режим сну або сну після певного періоду бездіяльності, цей метод для надсилання відповіді «Не на офісі» в Outlook 2013 не працюватиме.
Коли ви повертаєтеся з офісу, ви можете вимкнути це правило, перейшовши до Правила > Керувати правилами та сповіщеннями (де ми були на кроці 7 вище), потім клацніть поле зліва від правила, щоб зняти прапорець. На жаль, за допомогою цього методу автоматичної відповіді немає способу вказати час початку або закінчення.
Додаткові примітки щодо використання автоматичної відповіді в Microsoft Outlook
- Як правило, непогано вказати час початку та час закінчення у вашій відповіді, щоб ваші контакти електронної пошти приблизно знали, коли їм слід очікувати від вас відповідь.
- Якщо у вас є доступ до веб-версії вашого облікового запису електронної пошти, наприклад до облікового запису Outlook Web або Gmail, то вам краще використовувати це для надсилання відповіді поза офісом. Обидва ці постачальники електронної пошти мають спеціальний варіант відповіді на відпустку, де ви можете трохи краще автоматизувати це, навіть дозволяючи вам вибрати діапазон дат, коли ви будете недоступні.
- Діалогове вікно «Правила» можна використовувати для набагато більше, ніж для відповіді поза офісом. Я можу використовувати його, щоб генерувати різні відповіді для людей за межами моєї організації або людей всередині моєї організації, і я можу автоматично фільтрувати електронні листи за темою чи відправником.
- Наведений вище посібник покликаний допомогти вам створити відповідь поза офісом, якщо у вас немає облікового запису Exchange. Якщо він у вас є, то весь цей процес набагато простіше. Помічник поза офісом Файл вкладку, де ви можете налаштувати автоматичні відповіді та навіть вказати часовий діапазон для цих відповідей. У вікні автоматичної відповіді також є окрема вкладка організації За межами моєї організації і Всередині моєї організації контактів, щоб ви могли налаштувати кожне повідомлення-відповідь окремо.
Ви хочете, щоб Outlook 2013 частіше перевіряв наявність нових повідомлень? Налаштуйте параметри надсилання та отримання в Outlook 2013, щоб перевіряти наявність нових повідомлень так часто, як вам потрібно.
Дивіться також
- Як вимкнути роботу в автономному режимі в Outlook
- Як закреслити в Outlook
- Як створити Vcard в Outlook
- Як переглянути список заблокованих відправників у Outlook
- Як налаштувати Gmail в Outlook